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「メールの書き方」を説明するのはどうして難しいか(コミュニケーションのヒント)

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こんにちは、結城浩です。

「メールの書き方」を説明するのは難しいものです。

メールの文章をどう書きますか?」という問いに答えようとすると、たいていは「場合による」あるいは「相手による」という答えになります。

では、仕事のメールはどう書きますか?」と質問を絞ったとしても答えはあまり変わりません。やっぱり「場合による」あるいは「相手による」になります。

メールの相手がお客様なのか、同僚なのか、上司なのかに応じて、メールの書き方は変わるでしょう。相手がどういう人で、自分とどういう関係にあって、相手がこのメールに求めているものは何で、自分がこのメールで相手に伝えたいことは何か…そういったことはすべて「相手との関係」そのものになるからです。

メールは人間関係。だから「メールの書き方」を説明するのは難しい。

ここで、逆に考えてみましょう。

つまり「メールの書き方」を「文章をどう書きますか?」という問いとしてとらえるのではなく「相手のことをどう考えますか?」という問いとしてとらえてみるのです。

「どう文章を書いたらよいだろう?」の前に、「相手に伝えたいことは何だろう?」を考える。

「時候のあいさつはどう書くべきか?」の前に、「現在の相手の様子はどうかなあ?」と想像する。

メールに気持ちを向ける前に、相手に気持ちを向ける

相手をイメージできて、相手が必要としていることがイメージできたなら、大きな進歩です。

メールを書いたなら、読み返してみましょう。そして、そのメールを読んだ相手の反応をイメージしましょう。それが期待した反応ならば、そのメールは良いメールです(少なくとも、自分にとってはね)。

よく考えてみると、文章作法のほとんどすべては《読者のことを考える》から始まるもの。メールの書き方も同じなのですね。

「相手のことを考える」

そして、これは要するに「相手を愛しなさい」ということなのでしょう。

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※Photo by webtreats.
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結城浩

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結城浩

書籍執筆者。著書に『数学ガール』『プログラマの数学』『数学文章作法』『暗号技術入門』など。http://bit.ly/hyuki-mm にて「結城メルマガ」をnote配信中。https://bit.ly/girlnote にてcakes連載中。2014年度日本数学会出版賞受賞。

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