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情報は整理して伝えよう(コミュニケーションのヒント)

※全文を公開している「投げ銭」スタイルのノートです。

こんにちは、結城浩です。

メールで相手に伝える情報は整理して伝えるようにしましょう。

たとえば、以下のメールの情報は整理されていません。

●情報が整理されていないメール

いつもお世話になっております。

おかげさまで東京会場のプロモーションも大成功に終わりました。特に作品Aは参加者にも好評のようでした。やはり○○さんに仕事を依頼してよかったとスタッフ一同思っております。年齢層によっては作品Cの人気も高いようで、アンケートの集計結果をまたお送りいたします。

先日もご連絡しましたが、好評だった作品は別会場にも巡回させる予定ですので、作品Bは先に返却になります。返却は来週です。作品Aは最初に別会場に搬入することになります。作品Cは一部破損している箇所が見つかりました。これはこちらの管理不行き届きです。申し訳ありません。

破損というと大げさですね。せっかくの作品ですのでご心配かと思いますが、幸い、枠が多少ゆるんだだけです。修理後別会場に搬入することになります。責任をもって修理いたしますし、修理費用は当然ながらこちらで負担いたします。返却は来月末の、巡回がすべて終了してからになります。

おそらく大丈夫だとは思いますが、作品Cの修理の度合いによっては名古屋会場での展示は期間が短くなる可能性がありますのでご了承ください。

上のメールでは情報が整理されていません。

気遣いの言葉、おわび、作品の評価、感謝、言い訳……たくさんの情報が入り乱れています。そのため、読んだ人は「えっと、結局、どの作品がいつ返ってくるんだ?」といらいらするでしょう。

情報を少し整理して読みやすくしたメールを以下に示します。まだまだ改良の余地はありますけれど、読みやすさがずいぶん向上していると思いませんか。

●情報を少し整理したメール

いつもお世話になっております。

おかげさまで東京会場のプロモーションも大成功に終わりました。やはり○○さんにお仕事を依頼してよかったとスタッフ一同思っております。

作品Aはすべての年齢層に好評で、作品Cは若い層に人気だったようです。アンケートの集計結果は後日お送りいたします。

さて、各作品の巡回と返却の予定は以下のようになります。ご確認ください。

 ・作品A:別会場へ搬入し巡回。返却は来月末(○月○日)。
 ・作品B:巡回せず返却。返却は来週(○月○日)。
 ・作品C:修理後、別会場へ搬入し巡回。返却は来月末(○月○日)。

作品Cは枠が多少ゆるんでいたため、修理後の搬入になります。そのため、作品Cの名古屋会場の展示は期間が短くなる可能性があります。

作品Cの枠のゆるみは、こちらの管理不行き届きです。たいへん申し訳ありません。修理費用はこちらで負担し、責任をもって修理させていただきます。

 * * *

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結城浩

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結城浩

書籍執筆者。著書に『数学ガール』『プログラマの数学』『数学文章作法』『暗号技術入門』など。http://bit.ly/hyuki-mm にて「結城メルマガ」をnote配信中。https://bit.ly/girlnote にてcakes連載中。2014年度日本数学会出版賞受賞。

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